Syndicat de copropriété

Service

Au service de la copropriété et un guide pour les administrateurs

CAP Immobilier – division gestion se distingue par son approche personnalisée. Nous prendrons le temps de bien comprendre vos besoins en matière de gestion afin de vous conseiller judicieusement sur le type de mandat le plus adapté à vos besoins.

Nous avons à cœur de développer une relation à long terme avec nos clients et nous déployons tous les efforts possibles afin de rendre l’expérience légère.

Deux types de mandats possibles

Mandat de gérant

Le gérant dispose de pouvoirs décisionnels au regard de la gestion  de la copropriété. C’est le conseil d’administration qui possède le pouvoir de confier le mandat à un gérant d’administrer en son nom les affaires courantes du syndicat. En tant que gérant, nous agissons à titre d’administrateur du bien d’autrui.

La mission du gérant

Il doit faire tous les actes nécessaires afin de maintenir l’usage du bien sous gestion ainsi que s’assurer de sa conservation pour l’usage à laquelle il est normalement destiné. Il doit percevoir les fruits et revenus du bien administré et prendre les décisions nécessaires à la réussite de la sa mission.  Les articles du du Code civil du Québec liés au gérant sont l’article 1301, l’article 1302 et l’article 1303.

Pouvoirs additionnels

Le Code Civil du Québec accorde au gérant les pouvoirs décisionnels et engendre sa responsabilité professionnelle. Il peut entre autre :

  • Percevoir au nom du syndicat les créances;
  • Publier un avis d’hypothèque légale sur la fraction d’un copropriétaire en défaut;
  • Donner quittance à l’égard des créances qu’il administre;
  • Intervenir dans toute action qui concerne le bien administré.

Les pouvoirs octroyés sont grands et les obligations qui y sont rattachés également.  En générale, le gérant prendra la place du conseil d’administration dans l’administration du  syndicat. Le gérant doit toutefois procédé à une reddition de compte. De plus, à la fin de son mandat, il doit faire état de ses activités au syndicat des copropriétaires, ainsi qu’au conseil d’administration. Il doit faire un état des dépenses qu’il a engagées au nom du syndicat et les argents qu’il a dû gérer.

Mandat de gestionnaire

Le gestionnaire, il agit comme un conseiller et met en œuvre les décisions prises par le conseil d’administration. Il est un acteur clé pour le syndicat de copropriété et il travaille habituellement sous l’autorité des administrateurs.

La mission du gestionnaire

Son objectif est d’alléger la tâche des administrateurs, sans se substituer pour autant au rôle que les administrateurs sont appelés à jouer. Il est important de rappeler que la responsabilité des administrateurs demeure engagée avec un mandat octroyé à un gestionnaire.

Il applique les tâches administratives qui lui sont déléguées telle que la préparation et l’envoi des avis de convocations ou la préparation des procès-verbaux. Il pourrait se voir confier des tâches financières telles que la préparation des factures de frais de condo, paiement de factures du syndicat etc. Et finalement, lui confier des tâches techniques comme la préparation d’appel d’offre ou soumission à des travaux ou services à obtenir pour le compte du syndicat ou encore d’être présent pour la supervision des mandats de rénovations et de réparations qui ont été octroyez à des ouvriers.

Pouvoirs du gestionnaire

Il est important de se rappeler que le gestionnaire ne possède pas le pouvoir de décider pour et au nom du syndicat de copropriété. Ce pouvoir demeure celui des administrateurs nommés par l’assemblée des copropriétaires.

FINANCES

  • Préparation et proposition de budgets prévisionnels
  • Répartition des charges entre les copropriétaires selon les quotes-part
  • Création et envoi des avis de cotisation (frais de condos et cotisation spéciale)
  • Perception des cotisations courantes et cotisations spéciales auprès des copropriétaires
  • Envoi des rappels nécessaires et recouvrement des cotisations non-payés
  • Tenue des livres comptables
  • Production des états financiers annuels (Bilan, État des résultats)
  • Paiement des factures de la copropriété
  • Rapport mensuel envoyé par courriel aux administrateurs (évolution de la situation financière, recommandations et suivis)
  • Gestion des comptes bancaires et des opérations courantes du syndicat
  • Classement et archivage des dossiers de finances et comptabilité

ADMINISTRATION

  • Création des documents servant à l’assemblée annuelle (Avis de convocation, procuration, rappel, ordre du jour, états financiers, budgets prévisionnels, rapport d’activités des administrateurs, procès-verbal de l’année antérieure, proposition de modifications aux règlements de l’immeuble et registre des présences)
  • Organisation et animation de l’assemblée générale annuelle
  • Rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle
  • Traitement de la déclaration annuelle obligatoire au Registraire des entreprises du Québec (REQ)
  • Organisation et animation des réunions du conseil d’administration
  • Rédaction du procès-verbal des réunions du conseil d’administration
  • Mise à jour du registre des copropriétaires et locataires
  • Mise à jour du registre des remplacements des réservoirs d’eau chaude
  • Classement et archivage des dossiers administratifs

Faire affaires avec CAP Immobilier c'est obtenir

  • Service-conseil en mode continu
  • Recommandations pour l’optimisation la gestion de la copropriété
  • Encadrement et orientation en matière de démarches juridiques
  • Forte expertise en droit locatif pour les relations entre copropriétaires et locataires
  • Détermination des travaux à prévoir (rapport d’inspection requis)
  • Obtention de soumissions auprès de nos partenaires en assurance de copropriétés avant le renouvellement de votre contrat d’assurance
  • Rédaction des règlements de l’immeuble et des résolutions grâce à un partenaire juridique
  • Application des règlements de la copropriété
  • Accès à tous nos partenaires et fournisseurs.
  • Certitude d’être protégé grâce à la rigueur des ordres professionnels dont nous sommes membres.

Les bénéfices de travailler avec nous :

  • Traiter directement avec les gestionnaires chevronnés
  • Entreprise exploitée en conformité avec l’ordre des administrateurs agréés et l’ordre des évaluateurs agréés.
  • Animation d’assemblée générale annuelle efficace et impartiale
  • Animation des conseils d’administration
  • Profitez d’une expertise à jour grâce à la formation continue
  • Service d’urgence 24/7
  • Nous remarquons également une meilleure harmonie entre les copropriétaires et les administrateurs
Études

Étude de cas

Le HOT-TUBBING une première au Québec

Notre président a eu l’occasion de participé à une nouvelle forme d’audition devant les tribunaux. Le professionnel joue un rôle plus important dans la défense de vos intérêts en immobilier.

Sébastien Jean

Président, É.A., Adm. A.

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Sébastien Jean

Président, É.A., Adm. A.

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